Reservierungsstatus aktualisieren

Wann Sie den Status aktualisieren sollten

Ändern Sie den Status einer Reservierung erst, nachdem Sie sie geöffnet und geprüft haben, dass es sich um die richtige Reservierung handelt. Statusänderungen können den Betrieb, die Verfügbarkeit, Berichte und das Gastprofil beeinflussen.

Welche Aktionen verfügbar sind, hängt vom Reservierungsstatus, Zeitpunkt und von der Statuskonfiguration ab. Eine künftige bestätigte Reservierung lässt sich stornieren. Eine bestätigte Reservierung, deren Startzeit bereits verstrichen ist, lässt sich als Nichterscheinen markieren. Eine versehentlich als Nichterscheinen markierte Reservierung lässt sich wieder auf „Bestätigt“ setzen. Für stornierte Reservierungen bietet der Detailbereich keine Wiederherstellungsaktion.

Zuerst die Details prüfen

Prüfen Sie vor der Statusänderung Gastname, Datum, Uhrzeit, Gruppengröße, Tisch sowie Gast- und Restaurantnotiz. Hat der Gast das Restaurant kontaktiert, vergleichen Sie sein Anliegen mit der Reservierung im Detailbereich.

Prüfen Sie außerdem Stornierungsrichtlinie, Zahlung und Geschenkkarte, sofern diese Abschnitte vorhanden sind. Statusänderungen und Zahlungs- oder Abwicklungsaktionen hängen zwar zusammen, werden aber separat ausgeführt.

Stammt die Reservierung aus einem externen Kanal, prüfen Sie, ob der Gast zusätzlich außerhalb des Panels benachrichtigt werden muss. Die Statusänderung sollte zum Kommunikationsprozess des Restaurants passen.

Statusaktion ausführen

Nachdem das Restaurant entschieden hat, wie es vorgehen möchte, verwenden Sie die Aktion im Fußbereich des Detailfensters.

• Reservierung stornieren erscheint bei künftigen bestätigten Reservierungen. Verwenden Sie die Aktion, wenn das Restaurant die Reservierung storniert. Die Reservierung erhält den Status „Storniert“ und die reservierte Verfügbarkeit wird freigegeben.
• Als Nichterscheinen markieren erscheint bei bestätigten Reservierungen nach der Startzeit. Verwenden Sie die Aktion erst, nachdem das Team den Prozess des Restaurants für Nichterscheinen durchgeführt hat. Die Reservierung erhält den Status „Nichterscheinen“ und die reservierte Verfügbarkeit wird freigegeben.
• Als bestätigt wiederherstellen erscheint bei Reservierungen mit dem Status „Nichterscheinen“. Verwenden Sie die Aktion, wenn dieser Status versehentlich gesetzt wurde. Die Reservierung wird wieder bestätigt und die reservierte Verfügbarkeit erneut belegt.
• Keine Aktionen verfügbar bedeutet, dass der aktuelle Status, der Zeitpunkt oder die Konfiguration keine manuelle Statusänderung in diesem Bereich zulässt.

Nach einer erfolgreichen Änderung zeigt das Panel Reservierung aktualisiert und lädt die Reservierungsdaten neu. Schlägt die Änderung fehl, erscheint Reservierung konnte nicht aktualisiert werden und der bestehende Status bleibt erhalten.

Richtlinienaktionen separat ausführen

Eine Statusänderung kann Richtlinienaktionen im Reservierungsdetailbereich freischalten. Mitarbeitende müssen diese Aktionen bei Bedarf dennoch separat prüfen und ausführen.

Bei Kartengarantien kann das Markieren als Nichterscheinen eine berechtigte Garantie in den Status „Belastung ausstehend“ versetzen. Unter Stornierungsrichtlinie kann anschließend Stornierungsgebühr belasten mit einem Betragsfeld und einem Grund wie Nichterscheinen oder Verspätete Stornierung erscheinen. Prüfen Sie vor der Belastung die akzeptierte Richtlinie, den Höchstbetrag, das Belastungsfenster und die Kulanzfrist für Nichterscheinen. Nach einer erfolgreichen Belastung kann für erstattungsfähige Restbeträge Gebühr erstatten erscheinen.

Bei bereits bezahlten Verpflichtungen führt das Markieren als Nichterscheinen nicht automatisch die entsprechende Abwicklung aus. Verwendet die akzeptierte Stornierungsrichtlinie Regeln für bezahlte Verpflichtungen, kann nach der Statusänderung Abwicklung bei Nichterscheinen anwenden erscheinen. Verwenden Sie diese Aktion erst, nachdem Sie das Ergebnis anhand der akzeptierten Bedingungen geprüft haben. Der Abwicklungsverlauf hält das Ergebnis fest. Storniert das Restaurant eine Reservierung mit bezahlter Verpflichtung, erfolgt die Abwicklung während der Statusänderung. Prüfen Sie danach den Abwicklungsverlauf.